De overstap naar nieuwe software kan spannend zijn, vooral in sectoren zoals accountancy, waar efficiëntie en nauwkeurigheid essentieel zijn. De juiste software kiezen kan echter een wereld van verschil maken voor je kantoor. Vooral als je team worstelt met handmatige gegevensinvoer of constant op zoek is naar documenten in verschillende systemen.
Overstappen kan deze uitdagingen aanpakken, maar brengt vaak onzekerheid met zich mee. In deze blog vind je daarom een korte (maar complete!) gids voor het implementeren van (nieuwe) accountancy software in 5 praktische stappen. Van een goede voorbereiding tot een vlekkeloze livegang: met deze handleiding maak je de overgang soepel voor je hele team.
1. Samen starten = samen winnen
Een nieuwe tool is pas effectief wanneer iedereen begrijpt hoe deze werkt en de voordelen ervan inziet. Betrek je team er daarom zo vroeg mogelijk bij. Niet iedereen zal even enthousiast reageren op de verandering, maar onthoud dat dit een natuurlijke reactie is. Het is daarom belangrijk om de zorgen van je team bespreekbaar te maken.
Wees geduldig, toon begrip voor hun weerstand en laat zien hoe de software hun werk juist makkelijker kan maken. Medewerkers zullen zich meer betrokken voelen wanneer ze ervaren hoe eenvoudig het is om bijvoorbeeld met één klik een rapport te genereren.
2. Jouw doelen verdienen slimme tools
Bepaal eerst wat je nodig hebt: meer automatisering, minder fouten, betere klantretentie, een modulaire of een alles-in-één oplossing?
Kies vervolgens niet alleen op basis van je huidige behoeften een oplossing, maar ook op basis van de lange termijn doelen van je kantoor. Zo zorg je ervoor dat de software niet alleen voldoet aan je huidige eisen, maar ook helpt je bedrijf toekomstbestendig te maken. Daarnaast is het cruciaal dat de nieuwe software makkelijk integreert met je bestaande systemen.
Incompatibele software leidt tot dubbele gegevensinvoer, extra werklast, fouten en draagt niet bij aan een soepele overgang naar de nieuwe software. Door vooraf te onderzoeken of de software naadloos integreert met je bestaande systemen én je doelen, bespaar je tijd en vermijd je frustraties.
Door vooraf te onderzoeken of de software naadloos integreert met je bestaande systemen én je doelen, bespaar je tijd en vermijd je frustraties.
3. Geen haast, maar vaardigheid: geef training tijd
Zorg dat je team niet alleen de tijd krijgt om te leren, maar ook de middelen om het goed te doen. Denk aan duidelijke handleidingen, interactieve trainingen of toegang tot een kennisbank. Hoe beter de voorbereiding, hoe sneller je team met vertrouwen aan de slag kan.
Betrouwbare softwareleveranciers bieden vaak meer dan alleen een product: ze hebben supportteams die technische vragen beantwoorden en advies geven over optimaal gebruik. Zorg dat je team weet hoe ze dit supportteam kunnen bereiken en moedig ze aan om vragen te stellen.
Verder is het belangrijk om te controleren of de service van de leverancier aansluit bij je behoeften voordat je software aanschaft. Snelle reactietijden, persoonlijke begeleiding en een helder onboardingproces zijn onmisbare elementen om onverwachte knelpunten te voorkomen. Het helpt ook om een intern aanspreekpunt aan te wijzen: iemand die fungeert als ‘super user’ en collega’s ondersteunt bij vragen of problemen.
Tot slot, creëer een overstap traject waarin het oké is om fouten te maken en vragen te stellen. Dit verlaagt de drempel om hulp in te schakelen, waardoor je team sneller leert en effectiever wordt. Een goed voorbereid team is niet alleen efficiënter, maar werkt ook met meer plezier en vertrouwen.
4. Test slim, lanceer sterk
Plan een uitgebreide testfase in een veilige digitale omgeving waarin je team kan werken en eventuele knelpunten kunnen worden genoteerd. Zorg dat iedereen die met de software gaat werken hierbij betrokken wordt. Dit vergroot de kans dat fouten tijdig worden ontdekt. Met een checklist organiseer je een gestructureerde en overzichtelijke testfase. Hierop kun je belangrijke testpunten noteren, zoals:
- Werkt de integratie met bestaande systemen, zoals je CRM of boekhoudsoftware?
- Zijn de belangrijkste workflows eenvoudig en foutloos uit te voeren, bijvoorbeeld het aanmaken van facturen of rapportages?
- Zijn er functies die onduidelijk zijn of extra uitleg vereisen?
- Hoe presteert het systeem bij gelijktijdig gebruik door meerdere teamleden?
- Komen er foutmeldingen of vertragingen voor bij complexe handelingen?
Verzamel feedback van het team en gebruik deze inzichten om verbeteringen door te voeren vóór de livegang. Daarnaast kun je op basis van de testresultaten praktische handleidingen ontwikkelen voor veelvoorkomende taken. Dit bevordert niet alleen een snellere adoptie, maar verlaagt ook de drempel om met het systeem aan de slag te gaan.
5. Blijf evalueren en verbeteren
Evalueer na drie en zes maanden of de software aan je verwachtingen voldoet en optimaliseer waar nodig de processen. Zijn er aanpassingen nodig? Hoe goed ondersteunt de software compliance? Welke functies blijven onderbenut? En hoeveel tijd hebben we sinds de implementatie bespaard?
Gebruik deze evaluatiemomenten om successen te vieren en verbeterpunten in kaart te brengen. Zo blijf je het maximale uit je investering halen en motiveer je je team.
Waarom is de juiste software cruciaal binnen accountancy?
Een naadloze overgang naar nieuwe software is doorslaggevend voor de groei van je kantoor. Door te investeren in een oplossing die compliance ondersteunt en audit trails automatisch registreert, optimaliseer je processen en bied je betere ondersteuning aan klanten. De juiste software maakt het verschil in jouw rol binnen deze veranderende sector.
Een voorbeeld hiervan is de Accountancy & Tax software van Blinqx. Onze modulaire software biedt oplossingen die:
- Tijd besparen: Bespaar tijd door tijdrovende taken, zoals btw-aangiftes en facturatie, te automatiseren.
- Fouten minimaliseren: Integreer naadloos met je huidige systemen om dubbele invoer te voorkomen
- Implementatie makkelijk maken: Met onze expertise van de sector staan klaar om je team te ondersteunen bij elke stap van het implementatie proces.
Hoe Blinqx Accountancy & Tax jouw kantoor klaarstoomt voor de toekomst
Blinqx denkt met je mee: onze oplossing is speciaal ontwikkeld voor accountants- en belastingkantoren die efficiëntie en groei willen realiseren in een veranderende markt. Dankzij advies op maat en flexibele integratiemogelijkheden kun jij je volledig richten op wat echt belangrijk is voor het succes van je toekomst: jouw klanten adviseren.
Ontdek hoe Blinqx je kantoor kan ondersteunen
Wil je meer weten over hoe Blinqx Accountancy & Tax je kantoor efficiënter en toekomstbestendiger kan maken? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en volg ons op Linkedin.
