Controle op btw-nummers binnen de EU
Bij internationale handel binnen de Europese Unie geldt dat btw-nummers correct moeten zijn om vrijstellingen of verleggingsregelingen te mogen toepassen. Een foutief btw-nummer kan leiden tot naheffingen, boetes of het verlies van btw-vrijstelling bij intracommunautaire leveringen.
De VIES-check (VAT Information Exchange System) is het officiële systeem van de Europese Commissie waarmee bedrijven, accountants en fiscalisten btw-nummers kunnen verifiëren. Door btw-nummers vooraf en periodiek te controleren, voorkom je dat transacties later worden afgekeurd bij belastingcontroles of intracommunautaire opgaven.
Binnen Blinqx Accountancy & Tax kan de VIES-check worden geïntegreerd in de werkprocessen van kantoren, zodat btw-validaties automatisch plaatsvinden bij het opvoeren van een cliënt. Daarnaast controleert het systeem periodiek of het btw-nummer nog bestaat en notificeert de gebruiker daarover bij afwijkingen.
Wat is de VIES-check?
De VIES-check is een digitale verificatiedienst van de Europese Commissie waarmee btw-nummers van bedrijven binnen de Europese Unie kunnen worden gecontroleerd.
Wanneer een btw-nummer via VIES wordt gecontroleerd, vergelijkt het systeem het ingevoerde nummer met de nationale btw-database van het betreffende EU-land. De uitkomst laat zien of het nummer geldig is, aan welke onderneming het is gekoppeld en in welk land het is geregistreerd.
De VIES-database is toegankelijk via de Europese Commissie, maar veel accountants- en administratiesoftware (zoals die van Blinqx Accountancy & Tax) gebruikt een API-koppeling met het systeem, waardoor controles geautomatiseerd kunnen plaatsvinden.
Waarom is btw-verificatie belangrijk?
Een btw-nummer lijkt op het eerste gezicht eenvoudig te controleren, maar de gevolgen van een fout kunnen groot zijn. Als een btw-nummer niet klopt, kan de Belastingdienst de verleggingsregeling weigeren of de btw-vrijstelling voor intracommunautaire leveringen intrekken.
Voor accountantskantoren betekent dit:
- risico op naheffingen of correcties bij btw-controles;
- risico op boetes als blijkt dat vrijstellingen onterecht zijn toegepast;
- extra herstelwerkzaamheden in de administratie en btw-aangiftes.
Door btw-nummers in een ICP aangifte vooraf via de VIES-check te verifiëren, kan dit eenvoudig worden voorkomen.
Het is bovendien een belangrijk onderdeel van de administratieve verplichting die voortvloeit uit artikel 214 van de EU-btw-richtlijn en de Nederlandse Wet op de omzetbelasting 1968.
Zo werkt de VIES-check in de praktijk
Een VIES-controle verloopt in de praktijk eenvoudig, zeker wanneer het proces geautomatiseerd is.
- Invoer van btw-nummer:
de accountant of administrateur voert het btw-nummer van de leverancier of klant in.
- Automatische verificatie:
de software stuurt het nummer via een beveiligde koppeling naar het Europese VIES-systeem.
- Controle met nationale databases:
VIES raadpleegt de btw-registraties van het desbetreffende EU-land.
- Resultaatrapportage:
de software toont of het nummer geldig is, inclusief bedrijfsnaam en land van registratie.
- Archivering van controle:
de uitkomst wordt automatisch opgeslagen in het Document & Data Management-systeem voor bewijsvoering bij een eventuele belastingcontrole
Aandachtspunten voor accountants en fiscalisten
Hoewel de VIES-check betrouwbaar is, zijn er enkele aandachtspunten:
- Niet alle lidstaten actualiseren hun databases even snel; controleer periodiek opnieuw bij langdurige handelsrelaties.
- Een “ongeldig” resultaat kan ook het gevolg zijn van een tijdelijke storing bij het nationale register.
- VIES geeft geen detailinformatie over de aard van de onderneming, enkel over de btw-registratie.
- Het is aan te raden de verificatie te archiveren als bewijs, vooral bij internationale transacties met btw-verlegging.
Door deze controles te integreren in het standaardproces (bijvoorbeeld bij aanmaken van een klant of factuur) bouw je automatisch een sluitend dossier op.
Integratie binnen Blinqx Accountancy & Tax
Bij Blinqx Accountancy & Tax is de VIES-verificatie opgenomen in de module voor Omzetbelasting.
De controle kan handmatig worden uitgevoerd of automatisch plaatsvinden bij het aanmaken van een klant of invoeren van een btw-nummer in de aangifte.
De resultaten van VIES-controles worden centraal opgeslagen, zodat het systeem snel kan terugkoppelen of een btw-nummer juist is, ook wanneer de service van de EU offline is. Daarnaast geeft het systeem per cliënt meldingen per cliënt indien een VIES-controle faalt.
Veelgestelde vragen over VIES-check
De VIES-check controleert btw-nummers binnen de hele EU, terwijl de Belastingdienst alleen Nederlandse nummers valideert.
Idealiter bij het aangaan van een nieuwe relatie en periodiek bij terugkerende handelspartners.
Ja, mits je de verificatie hebt vastgelegd met datum en resultaat in het dossier.
Neem contact op met de leverancier of klant voor correctie en voer geen intracommunautaire levering uit tot de registratie is bevestigd.
Ja, binnen Blinqx is dit volledig geïntegreerd via de fiscale software en Kantoormanager, waardoor btw-validaties standaard worden uitgevoerd.
Disclaimer
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene voorlichting voor accountants, fiscalisten en administratiekantoren. Het mag niet worden beschouwd als bindend fiscaal, juridisch of technisch advies. Voor advies op maat raden wij aan contact op te nemen met de Belastingdienst of een bevoegde adviseur.
