DMS Koppeling

Centraal en veilig documentbeheer

Accountants- en administratiekantoren verwerken dagelijks grote hoeveelheden documenten: belastingaangiftes, rapportages, machtigingen en klantdossiers. Een DMS (document management system) helpt om al deze bestanden veilig en centraal te beheren.

Een koppeling met een DMS binnen de fiscale software zorgt ervoor dat vanuit de software gegenereerde rapportages automatisch worden opgeslagen, gearchiveerd en gekoppeld aan de juiste cliënt. Dit voorkomt een incompleet klantdossier en maakt naleving van compliance-eisen eenvoudiger.

Bij Blinqx Accountancy & Tax zien we dat een goede DMS-koppeling het verschil maakt tussen versnipperd documentbeheer en een efficiënt, controleerbaar proces.

Wat is een DMS-koppeling?

Een DMS-koppeling is de technische verbinding tussen fiscale software en een document management system.

Met zo’n koppeling kunnen bestanden automatisch worden:

• opgeslagen in een centrale omgeving;
• gekoppeld aan een cliëntdossier;
• teruggevonden via zoekfuncties en metadata;
• gedeeld binnen het kantoor en, indien gewenst, met cliënten.

Dit vervangt losse mappenstructuren en versnipperde opslag, waardoor dossiervorming beter aansluit bij de eisen van accountantscontrole en wettelijke bewaarplichten.

Voor wie is een DMS-koppeling bedoeld?

Hoe werkt een DMS-koppeling in de praktijk?

In de praktijk betekent een DMS-koppeling dat documenten automatisch uit de fiscale software worden doorgestuurd naar het documentmanagementsysteem.

Voorbeelden:

• Een ingediende aangifte wordt direct opgeslagen in het DMS onder het juiste cliëntdossier.
• Serviceberichten (SBA/SBU) worden gekoppeld aan de cliënt en automatisch gearchiveerd.
• Rapportages en jaarrekeningen worden centraal vastgelegd en terugvindbaar gemaakt.

Via de Kantoormanager hebben accountants altijd inzicht in welke documenten bij welke cliënt horen, zonder dubbele invoer.

Belangrijke voordelen voor accountants en fiscalisten

Een DMS-koppeling levert meerdere voordelen op:

• Efficiëntie: automatische opslag en archivering van documenten.
• Compliance: naleving van bewaarplichten en dossiervorming conform wetgeving.
• Beveiliging: documenten worden centraal en veilig bewaard.
• Transparantie: dossiers zijn eenvoudig terug te vinden bij controles.
• Samenwerking: koppeling met klantportalen maakt het mogelijk om documenten veilig te delen met cliënten.

Voor accountantskantoren die werken met compliance- en KYC-oplossingen is de integratie met een DMS vaak de sleutel tot volledige controle over het klantdossier.

Blinqx Accountancy & Tax Document & Data Management

Bij Blinqx Accountancy & Tax bieden we een eigen Document & Data Management-oplossing ontwikkeld door Hyarchis die speciaal is ontwikkeld voor accountants en fiscalisten.

Deze oplossing maakt het mogelijk om:

• automatisch documenten vanuit de aangiftesoftware te koppelen aan dossiers;
• serviceberichten en kopie-aanslagen centraal te beheren;
• digitale archieven op te bouwen die voldoen aan de fiscale bewaarplicht;
• documenten te integreren met rapportages en cliëntinzichten.

Door de koppeling met het platform ontstaat één centrale bron voor alle klant- en belastingdossiers.

Veelgestelde vragen over DMS-koppelingen

Disclaimer

De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene voorlichting voor accountants, fiscalisten en administratiekantoren. Het mag niet worden beschouwd als bindend fiscaal, juridisch of technisch advies. Voor advies op maat raden wij aan contact op te nemen met de Belastingdienst of een bevoegde adviseur.