Verzamelcertificaat

(Gedeeld PKI-certificaat): veilig communiceren via Digipoort

Bij het verzenden van fiscale aangiftes en serviceberichten via Digipoort is beveiliging cruciaal. Om die communicatie te beschermen, gebruikt elk kantoor een PKIoverheid-certificaat, een digitaal paspoort dat de identiteit van het kantoor bevestigt.

Veel accountantskantoren kiezen voor een verzamelcertificaat, ook wel een gedeeld PKI-certificaat genoemd. Dit type certificaat wordt centraal beheerd, zodat meerdere gebruikers of systemen binnen het kantoor veilig gebruik kunnen maken van dezelfde Digipoort-verbinding.

Binnen Blinqx Accountancy & Tax wordt deze techniek standaard ondersteund, zodat kantoren zonder extra configuratie veilig kunnen communiceren met de Belastingdienst, KvK en andere overheidsportalen.

Wat is een verzamelcertificaat?

Een verzamelcertificaat is een gedeeld PKIoverheid-certificaat waarmee meerdere kantoren aangiftes kunnen verzenden naar Digipoort.

Waar een individueel certificaat is gekoppeld aan één specifieke gebruiker of applicatie, maakt een verzamelcertificaat het mogelijk dat verschillende gebruikers binnen fiscale aangiftesoftware allemaal gebruikmaken van één dezelfde ondertekening.

Het certificaat bevat:

• de organisatie-identiteit (zoals KvK-nummer en bedrijfsnaam);
• de uitgevende certificaatautoriteit (CA), bijvoorbeeld KPN of QuoVadis;
• een publieke en private sleutel voor versleuteling en ondertekening.

De Belastingdienst herkent via dit certificaat de afzender als een geautoriseerde partij en accepteert vervolgens de berichtenstroom via Digipoort.

Hoe werkt een PKI-certificaat in Digipoort-verkeer?

Een PKIoverheid-certificaat fungeert als digitale handtekening voor berichtenverkeer. Wanneer een kantoor een aangifte indient of een servicebericht ontvangt, wordt het bericht automatisch versleuteld en ondertekend.

Het proces verloopt in hoofdlijnen als volgt:

Met een verzamelcertificaat kunnen al deze stappen centraal worden uitgevoerd, zonder dat elke individuele gebruiker een eigen certificaat nodig heeft.

Waarom een verzamelcertificaat onwenselijk is

Accountantskantoren moeten wanneer zij een PKI-certificaat willen gebruiken een afweging maken tussen lagere kosten, laag gebruiksgemak en minder opties bij gebruik van een verzamelcertificaat versus een profesionele werkwijze met een eigen PKI-certificaat waarbij je uitstel kunt aanvragen voor je klanten en SBA’s kunt ontvangen.

Belangrijke nadelen zijn:

• Geen uitstel mogelijk: uitstel aanvragen is enkel mogelijk met een eigen PKI-certificaat
• Geen SBA-berichten: gebruikers van het verzamelcertificaat kunnen geen kopie aanslagen ontvangen voor hun cliënten
• Lagere betrouwbaarheid: De belastingdienst wil kunnen traceren wie een aangifte heeft ingediend. Gebruikers van het verzamelcertificaat zijn minder goed traceerbaar.

Beheer, veiligheid en compliance

Omdat het verzamelcertificaat toegang geeft tot vertrouwelijke gegevens, is zorgvuldig beheer essentieel.
De eigenaar van het certificaat moet altijd kunnen aantonen wie er gebruik van maakt, wanneer het is ingezet en waarvoor.

Binnen de software van Blinqx worden alle transacties met PKI-certificaten gelogd, inclusief datum, tijd, gebruiker en berichttype.
Daarnaast wordt gewerkt volgens de beveiligingsnormen van de PKIoverheid-beleidsregels, de AVG en ISO 27001.

Het is aan te raden om het beheer van het certificaat vast te leggen binnen het Compliance & KYC-register. Zo is inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor uitgifte, vernieuwing en gebruik.

Integratie binnen Blinqx Accountancy & Tax

Verzamelcertificaat is binnen Blinqx Accountancy & Tax niet bruikbaar, aangezien kantoren dan niet het volledig potentieel van de applicatie kunt gebruiken

Eigen PKI-certificaten kunnen gebruikt worden voor:

• fiscale aangiftes via Fiscale Aangifte;
• SBA-, SBU- en SBT-berichten
• Uitstel
• documentuitwisseling en rapportage via Document & Data Management;
• monitoring en registratie van berichtenstromen via Kantoormanager.

In de Kantoormanager kan het kantoor eenvoudig controleren of alle berichten succesvol zijn verzonden en ontvangen. Statusmeldingen, foutmeldingen en bevestigingen worden automatisch geregistreerd en gelogd.

Zo ontstaat één centraal overzicht van alle transacties die via het verzamelcertificaat zijn uitgevoerd, volledig traceerbaar en compliant met de Digipoort-vereisten.

Welke soorten aangiftesoftware zijn er?

Niet alle aangiftesoftware is hetzelfde. Er zijn verschillende typen beschikbaar, afhankelijk van de gebruiker:

• Basissoftware: gericht op eenvoudige aangiftes, vaak gebruikt door kleine ondernemers.
• Zakelijke software: bedoeld voor bedrijven die meerdere soorten aangiftes moeten indienen.
• Professionele software: zoals die van Blinqx Accountancy & Tax ontwikkeld voor accountants en administratiekantoren, met functies voor rapportages, koppelingen en batchverwerking.

Ook ondernemers die hun administratie grotendeels zelf bijhouden maken gebruik van belastingaangiftesoftware, vaak in combinatie met boekhoudsoftware. Dit helpt hen om tijd te besparen en de kans op fouten te verkleinen.

Veelgestelde vragen

Disclaimer

De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene voorlichting voor accountants, fiscalisten en administratiekantoren. Het mag niet worden beschouwd als bindend fiscaal, juridisch of technisch advies. Voor advies op maat raden wij aan contact op te nemen met de Belastingdienst of een bevoegde adviseur.